CÓ BẮT BUỘC SỬ DỤNG HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ THAY THẾ HỢP ĐỒNG BẰNG VĂN BẢN GIẤY?
Từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử chính thức được triển khai theo quy định mới, đánh dấu bước tiến trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc thay thế hợp đồng lao động bằng văn bản giấy hay không. Thực tế, pháp luật hiện hành đã công nhận giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử nhưng không bắt buộc phải sử dụng hình thức này.
Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP định nghĩa về hợp đồng lao động điện tử như sau:
“Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.”
Về nguyên tắc chung, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc sử dụng để thay thế hợp đồng lao động bằng văn bản giấy không?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP về nguyên tắc chung trong giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử:
“Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.”
Theo đó, từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử được khuyến khích sử dụng thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động, tạo thuận lợi cho quá trình chuyển đổi số hiện nay. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn được sử dụng mà không bị giới hạn hay bãi bỏ. Hai bên có thể tự nguyện, tự do lựa chọn hình thức giao kết hợp đồng điện tử hoặc văn bản giấy, cả 02 hình thức giao kết vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ.
Cách chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP về chuyển đổi hình thức giữa
“Điều 8. Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử
- Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu sau:
- a) Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
- b) Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.
- Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
- Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Về hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử được quy định tại Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP như sau: Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
CÔNG TY LUẬT TNHH ĐÔNG DƯƠNG VIỆT
ĐỨC – TRÍ – TÍN
Sắc bén trong giải pháp – Vững vàng trong niềm tin